Bruger jeres virksomhed stadig tid og ressourcer på at vedligeholde fysiske arkiver med ringbind, mapper og arkivkasser? Måske fylder arkivet dyrebare kvadratmeter, og medarbejdere bruger værdifuld tid på at lede efter dokumenter.
I en stadig mere digital verden fremstår e-arkivering – elektronisk arkivering af virksomhedens dokumenter i et struktureret system, som et markant mere effektivt og sikkert alternativ.
Hvis I overvejer at tage skridtet væk fra papir, er her 7 tungtvejende grunde til, at e-arkivering er den rigtige vej frem for jeres virksomhed.
Grund 1: Betydelig pladsbesparelse
Fysiske arkiver optager plads – ofte meget plads. Arkivrum, reoler og skabe koster penge i form af husleje eller optager areal, der kunne bruges mere produktivt. Et e-arkiv lagrer alle dokumenter digitalt på servere eller i skyen.
Det betyder, at I kan frigøre værdifulde kvadratmeter og potentielt reducere jeres omkostninger til lokaler eller udnytte pladsen bedre.
Grund 2: Lynhurtig søgning og genfinding
Hvor lang tid tager det at finde en specifik faktura eller kontrakt fra sidste år i jeres fysiske arkiv? Med et e-arkiv kan medarbejdere finde præcis det dokument, de leder efter, på få sekunder ved hjælp af avancerede søgefunktioner baseret på f.eks. nøgleord, dato, kundenavn eller andre metadata. Denne tidsbesparelse omsættes direkte til øget produktivitet og mindre frustration i hverdagen.
Grund 3: Øget sikkerhed og databeskyttelse
Papirarkiver er sårbare over for brand, vandskade, tyveri og uautoriseret adgang. Det er svært at kontrollere, hvem der ser hvad, og dokumenter kan nemt blive væk eller fejlagtigt arkiveret. Et e-arkiv tilbyder robust sikkerhed med funktioner som:
- Adgangskontrol: Styring af brugerrettigheder sikrer, at kun autoriserede personer kan tilgå bestemte dokumenter.
- Backup og Disaster Recovery: Regelmæssig backup beskytter mod datatab.
- Kryptering: Sikrer data mod uautoriseret adgang.
- Revisionsspor (Audit Trail): Logger al aktivitet, så I kan se, hvem der har tilgået eller ændret dokumenter hvornår. Dette styrker også jeres evne til at overholde GDPR ved sikker håndtering af personoplysninger.
Grund 4: Nemmere overholdelse af lovkrav (Compliance)
Virksomheder er underlagt lovkrav om opbevaring af visse dokumenttyper i specifikke perioder. Det kan f.eks. været kravet i den danske bogføringslov om at opbevare regnskabsmateriale i 5 år. Et e-arkiv gør det nemmere at administrere disse krav.
Opbevaringsperioder kan ofte defineres og automatiseres, og systemet sikrer, at dokumenterne opbevares sikkert og læsbart i den påkrævede periode. Det forenkler også processen ved revision, da dokumentationen er let tilgængelig.
Grund 5: Forbedret samarbejde og tilgængelighed
Med et e-arkiv kan flere autoriserede medarbejdere tilgå det samme dokument samtidigt, uanset hvor de befinder sig (hvis systemet er cloud-baseret eller tilgængeligt via VPN). Det eliminerer behovet for at sende fysiske kopier rundt, vente på at en kollega er færdig med en mappe eller scanne og e-maile dokumenter internt. Det fremmer en mere smidig og effektiv vidensdeling og samarbejde.
Grund 6: Mindre driftsomkostninger
Selvom der er en initial investering i et e-arkiv system, medfører det ofte betydelige besparelser på længere sigt. Omkostninger til fysisk opbevaring (plads, reoler, mapper), print (papir, toner, vedligehold), porto og ikke mindst den tid, medarbejdere bruger på manuel arkivering og søgning, mindskes betydeligt.
Risikoen for omkostninger forbundet med tabte dokumenter eller manglende compliance mindskes også.
Grund 7: Styrket miljøhensyn
I en tid med øget fokus på bæredygtighed er reduktion af papirforbrug et konkret skridt, virksomheder kan tage. Ved at digitalisere arkiverne minimerer I behovet for papir, print og fysisk transport af dokumenter. Dette bidrager positivt til jeres miljøregnskab og grønne profil.
Er I klar til fremtiden? Skift papir ud med digitale fordele
De syv grunde ovenfor illustrerer tydeligt, hvorfor e-arkivering er markant overlegen i forhold til traditionelle, fysiske papirarkiver i langt de fleste moderne virksomheder.
Skiftet til et e-arkiv er ikke bare en teknisk opgradering; det er en investering i øget effektivitet, styrket sikkerhed, bedre compliance og en mere bæredygtig drift.
Hvis jeres virksomhed stadig er begravet i papir, er det på høje tid at overveje de substantielle fordele ved at tage skridtet ind i en digital arkiveringsfremtid.Kontakt:PostNord Strålfors for eArkiv hjælp.